Autoregeling
De autoregeling
Voor iedere onderneming met zakelijke leaseauto's is het hebben van een goede autoregeling een must. In de autoregeling worden alle rechten en plichten opgenomen rondom de auto van de zaak. Met een heldere autoregeling heeft de wagenparkbeheerder of ondernemer grip op de kosten en het inrichten van een (duurzaam) wagenpark. Ook weten werknemers met een heldere regeling waar zij aan toe zijn.
Wilt u een autoregeling opstellen of uw huidige regeling updaten? Wij geven u graag advies en tips. Graag direct persoonlijk advies van onze leaseadviseurs? Neem vrijblijvend contact op!
Wat staat er in een goede autoregeling?
In een autoregeling staan de regels rondom het rijden in een auto van de zaak. Er staat duidelijk in aan welke voorwaarden de werknemer moet voldoen. Ook staat er beschreven uit welke automerken, type auto's en uitvoeringen de werknemers kunnen kiezen. Verder staat er in wat de spelregels zijn voor het gebruik van de auto’s. De autoregeling is ook helder over zaken als kosten, eigen bijdrage, laadvoorzieningen en bijtelling. En er staat beschreven wat de werknemer (‘de leaserijder’) moet doen bij bijvoorbeeld schade, diefstal of pech.
Advies nodig?
Onze leaseadviseurs helpen u graag bij het opstellen van een autoregeling die aansluit bij uw bedrijf. Zo starten we vaak met een autoregeling-scan, waarin we alle onderwerpen raken die wel of niet opgenomen moeten worden in de regeling. Aan de hand van deze scan, is het opstellen van de autoregeling de volgende stap.
Ervaring van onze klant Cerva
"Bas heeft mij goed geholpen met het aanpassen van de autoregeling naar een duurzame regeling, met onder meer een beleid op het gebied van laadvoorzieningen en thuisvergoeding. " Maarten Mudde van Cerva.
Wij zijn dé leasemaatschappij voor het MKB. We helpen op persoonlijke wijze bedrijven en andere organisaties met een goede autoregeling. Heeft u al een autoregeling, vraag dan onze checklist aan, waarmee we samen met u vaststellen of u alles goed heeft geregeld. Heeft u nog geen autoregeling of wilt u graag een nieuwe? Dan lopen wij met u samen een stappenplan door om de regeling van A tot Z in te richten voor uw bedrijf. Samen helpen we zakelijk leasen eenvoudig en overzichtelijk te maken.
.webp?h=1280&iar=0&w=1920&f=webp)
De gebruikersovereenkomst
Naast de autoregeling is ook de gebruikersovereenkomst belangrijk. In deze overeenkomst tussen werkgever en werknemer spreken beiden af dat ze zich houden aan alle afspraken die in de autoregeling staan. Dat zijn met name afspraken over gebruik, onderhoud en kosten. Deze overeenkomst moet zijn ondertekend voordat de auto bij de leasemaatschappij wordt besteld! En zodra de auto is besteld, is de overeenkomst ingegaan. Ook als er eerst gebruik wordt gemaakt van een huurauto of een voorloper.
Leasebudget per functie
De autoregeling vereist een heldere beschrijving van functies en niveaus per leasecategorie, inclusief een bijbehorend budget. Werknemers mogen binnen dit budget een auto kiezen of krijgen er één toegewezen. U mag een budgetoverschrijding toestaan, waarbij de werknemer de extra kosten draagt. Voor deeltijdwerkers past u het budget aan naar rato van hun werkuren. Onze leaseadviseurs ondersteunen u bij het bepalen van de leasebudgetten per functieschaal. We berekenen een gemiddeld leasebedrag per functieschaal, gebaseerd op looptijd, kilometrage en autoklasse. Als wagenparkbeheerder stelt u vervolgens de leasecategorieën en -budgetten vast.
Stel een maximaal aantal privé kilometers vast
De werknemer heeft de mogelijkheid de zakelijke leaseauto ook privé te rijden. Neem in de autoregeling op wat het maximaal aantal kilometers per jaar mag zijn voor privé doeleinden. Deze kilometers zijn dus exclusief de woon-werkverkeer kilometers. Een veel genoemd aantal in leaseregeling ligt tussen de 10.000 en 12.000 kilometer per jaar voor privé kilometers. Rijdt de werknemer meer kilometers? Dan kan er een eigen bijdrage gevraagd worden. De eigen bijdrage wordt dan afgetrokken van het leasebedrag
Opties en accessoires
In een autoregeling kunt u bepaalde opties of accessoires verplicht stellen, zoals metallic lak, airconditioning, navigatie en Bluetooth. Er zit een verschil in opties en accessoires van de leaseauto: opties worden meegeleverd vanuit de fabriek. Accessoires worden later aan de auto toegevoegd. Een berijder kan er voor kiezen om de auto verder aan te kleden met opties of accessoires. Er zijn extra’s waarvoor eerst toestemming van de leasemaatschappij moet worden gevraagd. Vaak is dat bijvoorbeeld het geval bij spoilers en belettering. Ook afwijkende wielmaten mogen niet zomaar worden gemonteerd.
Brandstofgebruik en brandstofpas
Benoem hoe u omgaat met een eventuele brandstofpas en stel duidelijke kaders voor het gebruik van de pas. Bijvoorbeeld dat de pas alleen in Nederland gebruikt mag worden en alleen voor de leaseauto van de werknemer. Wordt er zakelijk ook met de leaseauto in het buitenland gereden? Leg dit dan vast in de leaseregeling. Informeer uw werknemers over hun brandstofverbruik en de gevolgen van langdurig hoger verbruik. Zorg dat werknemers weten dat ze bij het overschrijden van de kilometergrens mogelijk zelf moeten bijdragen.
Duurzaamheid
De autoregeling is tegenwoordig ook vaak gericht op het stimuleren van een steeds duurzamer wagenpark. Overweeg bijvoorbeeld het leasebudget te verhogen voor elektrische auto's. Of stel een maximale CO2-uitstoot voor benzine- en dieselmodellen vast. Dit verlaagt niet alleen uw CO2-voetafdruk, maar ook de totale brandstofkosten van het wagenpark.
Gebruik van de auto en onderhoud
Als organisatie zijn leaseauto’s vaak ook een visitekaartje. Leg in de autoregeling vast hoe u wilt dat medewerkers met de auto’s omgaan. Denk aan het schoonhouden van de auto, omgaan met reparaties, bandenwisselingen etc. Door uw wagenpark goed te onderhouden komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.
Schade, eigen risico en vervangend vervoer
Om het wagenpark in goede conditie te houden is het onderwerp 'schade en reparatie' een vaststaand onderdeel van de autoregeling. Hier wordt bijvoorbeeld benoemd wanneer de werknemer recht heeft op vervangend vervoer, aan welke onderhouds- en controlebeurten hij zich moet houden en bij welke dealer de werkzaamheden aan de auto uitgevoerd mogen worden. Ook wordt in dit onderdeel benoemd wat de gevolgen zijn bij het rijden van schade tijdens zakelijke kilometers en bij privégebruik. Bijvoorbeeld wordt bij het rijden van schade tijdens privé ritjes soms het eigen risico doorbelast aan de werknemer.
Functiewijziging of uitdiensttreden
Bij functiewijziging, ontslag of vrijwillige uitdiensttreding moet de autoregeling duidelijkheid bieden over de leaseauto. Overweeg op te nemen dat werknemers bij vroegtijdig vertrek een vergoeding verschuldigd zijn.
Overige kosten
Benoem helder welke kosten voor de werknemer zijn. De kosten zijn voorbeeld: boetes, bekeuringen, sleepkosten, wassen, stalling en eventueel het eigen risico bij onverhaalbare schade tijdens privé gebruik.
We helpen u graag
Een goede autoregeling helpt de werknemer, de werkgever en de leasemaatschappij. De werknemer weet waar hij of zij aan toe is bij het selecteren van een auto en het gebruik ervan. De werkgever wordt niet met onverwachte kosten geconfronteerd en de leasemaatschappij heeft een tevreden klant. Voor de wagenparkbeheerder scheelt een goede autoregeling heel veel vragen. Daarnaast heeft hij of zij een goed instrument om te sturen op betere resultaten (lees: minder kosten).
